1. Erstellen Sie eine detaillierte To-do-Liste
Zu Beginn sollten Sie sich eine detaillierte To-do-Liste erstellen. Schreiben Sie alle Aufgaben nieder, die an dem jeweiligen Arbeitstag anfallen. Wichtig ist, dass Sie dabei keine Aufgabe auslassen. Wenn Sie beispielsweise dazu verpflichtet sind, täglich Ihre E-Mails zu beantworten, so gehört auch das mit auf die To-do-Liste. Notieren Sie also alle großen und auch kleinen Tätigkeiten, die Sie an dem jeweiligen Tag erledigen müssen oder wollen.
2. Schätzen Sie die Dauer der einzelnen Aufgaben realistisch ein
Schätzen Sie ein, wie viel Zeit die jeweiligen Aufgaben in Anspruch nehmen. Versuchen Sie dabei möglichst realistisch vorzugehen. Sie sollten die Zeitangaben also so eintragen, dass Sie sich möglichst zügig durcharbeiten müssen, jede Aufgabe aber dennoch ein realistisches Zeitfenster bekommt.
Wenn Sie zum ersten Mal Ihren Tag strukturieren und nach diesem Prinzip vorgehen, dann kann es sein, dass Sie sich zu Beginn sehr häufig verschätzen. Es wird also durchaus Aufgaben geben, die sehr viel mehr Zeit in Anspruch nehmen, als Sie ursprünglich gedacht haben.
Lassen Sie sich davon jedoch nicht entmutigen. Möglicherweise werden auch Aufgaben dabei sein, die in kürzerer Zeit erledigt werden können, was wiederum ein positives Gefühl gibt. Ziel ist es jedoch, möglichst genau zu sein und die Angaben weder zu über- noch zu unterschätzen. Bewerten Sie sich zu Beginn keinesfalls beim Schätzen dieser Angaben. Es handelt sich hierbei um Übungssache und Sie werden die Dauer der Aufgaben mit der Zeit immer besser einschätzen können.
3. Setzen Sie Prioritäten und nutzen Sie bewährte Methoden wie die Eisenhower-Matrix & „Eat that frog“
Im dritten Schritt müssen Sie Prioritäten setzen. Schauen Sie sich Ihre To-do-Liste mit den dazugehörigen Zeitangaben genauer an. Wenn Sie die Zeitangaben zusammenrechnen, dann haben Sie eine Ahnung davon, ob es möglich ist, all diese Aufgaben an einem Tag zu erledigen oder nicht.
Sehr oft wird hierbei klar, das es unrealistisch ist, alle Aufgaben an einem Tag fertigzustellen. Deshalb ist der dritte Schritt die Priorisierung von Aufgaben. Teilen Sie die einzelnen To-dos deshalb nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit ein. Aufgaben, die eine klare Deadline haben und wichtig sind, haben dabei oberste Priorität. Wichtige Aufgaben, die jedoch noch etwas Zeit haben, gehören hier sozusagen auf Platz 2 der Wichtigkeit.
Ein sehr gutes Prinzip, das Sie hierbei nutzen können, ist die sogenannte Eisenhower-Matrix. Hier werden Aufgaben nach „wichtig und dringend“, „dringend, aber nicht wichtig“, „wichtig, aber nicht dringend“ und „nicht wichtig und nicht dringend“ eingeteilt. Wichtige und dringende Aufgaben müssen Sie auf jeden Fall selber erledigen und für den jeweiligen Tag einplanen.
Auch die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben sollten möglichst zeitnah erledigt werden, jedoch können Sie hier nach Möglichkeiten suchen, diese ggf. zu delegieren. Aufgaben, die der vierten Kategorie, also nicht wichtig und nicht dringend zuzuordnen sind, sollten Sie von der Liste streichen und delegieren.
Ein weiterer Tipp, der Ihnen bei der zeitlichen Planung ebenfalls weiterhelfen kann, ist die Methode „Eat that frog“, bzw. genauer: „Eat the frog in the morning“. Das bedeutet, dass Sie die Aufgabe, die Sie am wenigsten gerne erledigen, am besten gleich zu Beginn des Tages in Angriff nehmen. Schieben Sie solche Aufgaben also nicht auf, sondern geben Sie solchen Aufgaben die höchste Priorität. Wenn Sie die Aufgaben gleich in der Früh erledigt haben, werden Sie sich unmittelbar besser fühlen und den Rest des Tages ein hohes Maß an Energie haben.
4. Verteilen Sie die Aufgaben sinnvoll und planen Sie ausreichend Pufferzeiten ein
Wenn Sie die ersten drei Schritte erledigt haben, können Sie mit der Planung des Tagesablaufs beginnen. Das bedeutet, dass Sie sich feste Uhrzeiten eintragen und planen, wann Sie welche To-dos erledigen werden. Wichtig ist dabei jedoch, dass Sie auch sogenannte Pufferzeiten einplanen.
Zeitmanagement-Experten empfehlen, maximal 60 % der Zeit zu verplanen. Die anderen 40 % sind für unvorhergesehene Ereignisse und Aufgaben, die unverhofft länger dauern als geplant reserviert. Pausen gehören jedoch nicht dazu und sollten ganz normal in den Plan einfließen. Auch wenn Ihnen dieses Zeitfenster für die sogenannte Pufferzeit zunächst sehr groß erscheinen mag, werden Sie im Laufe der Zeit relativ schnell feststellen, dass es sich dabei um eine sehr realistische Einschätzung handelt.
5. Reflektieren Sie sich selbst und optimieren Sie Ihren Plan nach Ihrem Biorhythmus
Eine der wichtigsten Regeln des Zeitmanagements ist das Reflektieren. Wie bereits vorher erläutert, werden Sie beispielsweise beim Schätzen des Zeitaufwandes von wiederkehrenden Aufgaben immer besser werden. Damit Sie diese Fortschritte jedoch auch nachhaltig verzeichnen können, sollten Sie am Ende des Tages reflektieren, wie der Tag gelaufen ist.
Werden Sie sich darüber bewusst, welche Aufgaben wesentlich länger gedauert haben als geplant und wo mögliche Störfaktoren lagen. Notieren Sie sich, was Sie am nächsten Tag besser machen können und wo Sie ggf. etwas mehr oder weniger Zeit einplanen müssen. Diese gründliche Reflexion führt nach und nach zu einem immer besser werdenden Zeitmanagement. Achten Sie zudem darauf, zu welchen Tageszeiten Sie welche Aufgaben in besonders kurzer Zeit erledigen können.
Jeder Mensch verfügt nämlich über einen anderen Biorhythmus, was bedeutet, dass sich unsere Leistungsfähigkeit über den Tag hinweg verändert. Beobachten Sie in Ihrer Selbstreflexion deshalb auch, wann Sie ein sogenanntes Leistungshoch und wann Sie ein Leistungstief haben und richten Sie die Einteilungen am nächsten Tag dementsprechend danach aus.
